Fungerar kalla samtal fortfarande?
Ja – men inte som förr. Beslutsfattare får fler säljkontakter än någonsin, och de flesta filtrerar bort allt som låter som ett manus. Samtidigt är telefonen en av få kanaler där du kan föra en riktig dialog med någon som inte redan känner dig. Ett mejl går att ignorera på en sekund. Ett samtal med en relevant fråga är svårare att vifta bort.
Skillnaden mellan kalla samtal som fungerar och sådana som inte gör det ligger nästan alltid i förarbetet. Den som ringer rätt person med en verklig anledning får ett helt annat bemötande än den som ringer igenom en lista uppifrån och ner.
Förberedelser
Ett bra kallt samtal börjar innan du lyfter luren. Innan du ringer bör du veta:
- Vem du ringer. Namn, roll och gärna hur länge personen har haft den.
- Varför just nu. En trigger – en rekrytering, en expansion, en nyhet – gör samtalet relevant från första meningen.
- Vad du vill uppnå. Oftast ett möte, inte en affär. Ett tydligt mål gör det lättare att avsluta samtalet på rätt sätt.
- Vilka frågor du vill ställa. Två eller tre öppna frågor som får personen att berätta om sin situation.
- Vad du gör om svaret är nej. Ett nej till ett möte kan fortfarande vara ett ja till att höra av sig senare.
Lägg samtalen i block och stäng av allt annat. Att växla mellan research och samtal sänker kvaliteten på båda. Hur du hittar rätt personer att ringa beskriver vi i guiden om prospektering.
Öppningen: de första trettio sekunderna
De första sekunderna avgör om du får fortsätta. Den du ringer var mitt i något annat och försöker snabbt avgöra vem du är och om samtalet är värt tiden. Möt det genom att vara rak: säg vem du är, varför du ringer och be om lov att fortsätta.
Undvik inledningar som ”Har du tid en minut?” eller ”Hur mår du i dag?”. Den första är lätt att säga nej till. Den andra låter som det den är – början på ett säljsamtal.
Öppningen fungerar för att den är ärlig med att samtalet är oväntat, ger en konkret anledning och lämnar beslutet till den du ringer. De flesta säger ja till trettio sekunder.
Frågor som öppnar samtalet
När du har fått lov att fortsätta är målet att förstå, inte att övertyga. Bra frågor är öppna, konkreta och handlar om personens vardag:
- ”Hur hanterar ni det i dag?”
- ”Vad fungerar bra med det, och vad skulle ni vilja ändra på?”
- ”Är det något ni har tittat på tidigare?”
- ”Om ni skulle göra något åt det, vilka skulle vara inblandade?”
Lyssna mer än du pratar. Ett samtal där den du ringer har stått för större delen av pratet slutar oftare i ett möte än ett där du har presenterat. Vad som händer i själva mötet beskriver vi i guiden om säljmöten.
Så hanterar du vanliga invändningar
En invändning är inte alltid ett nej. Ofta är det ett sätt att avsluta ett samtal som inte känns relevant ännu. Målet är inte att argumentera bort den, utan att förstå vad som ligger bakom.
”Skicka ett mejl”
Ibland ett artigt sätt att avsluta, ibland ett ärligt intresse. Ta reda på vilket: ”Absolut. Så att jag skickar något som är relevant – vad skulle vara mest intressant för dig att läsa om?” Får du ett konkret svar finns det intresse. Får du inget har ni båda sparat tid.
”Vi har redan en leverantör”
Det betyder att de köper det du säljer, vilket är en bra signal. Fråga vad de är nöjda med och om det finns något de skulle vilja ha annorlunda. Målet är inte att få dem att byta i dag, utan att bli förstahandsvalet när avtalet ska ses över.
”Inte intresserad”
Kommer ofta innan personen vet vad du erbjuder. Respektera svaret, men be om en sak: ”Helt förståeligt. Får jag fråga om det är för att ni redan har löst det, eller för att det inte är aktuellt just nu?” Svaret säger om du ska höra av dig igen.
”Vi har ingen budget”
Få har budget för något de ännu inte har bestämt sig för. Fråga hur budgeten för området brukar sättas och när, så vet du när det är läge att återkomma.
”Ring tillbaka om ett halvår”
Ta det bokstavligt. Fråga vad som händer om ett halvår som gör det bättre, lägg in en påminnelse och ring när ni har sagt. Den som faktiskt hör av sig när den har lovat sticker ut.
När du hamnar i röstbrevlådan
De flesta samtal går inte fram. Ett kort röstmeddelande – under trettio sekunder, med namn, anledning och telefonnummer – kan ändå göra nästa försök varmare. Räkna inte med att bli uppringd. Se meddelandet som ett sätt att göra ditt namn bekant inför nästa samtal, och skicka gärna ett kort mejl direkt efteråt som hänvisar till det.
Vilka regler gäller?
Det är tillåtet att ringa företag i säljsyfte i Sverige, men flera regelverk påverkar hur det får gå till.
- NIX gäller privatpersoner. Spärrtjänsten NIX Telefon är till för privatpersoner, och enligt NIX (öppnas i ny flik) omfattas inte företagsnummer och abonnemang som är registrerade på företag. En enskild firma kan däremot använda ett privat abonnemang som är spärrat, så kontrollera sådana nummer mot NIX innan ni ringer.
- GDPR gäller kontaktpersonerna. Namn, telefonnummer och e-postadress till en anställd är personuppgifter. Den rättsliga grunden för B2B-kontakt är oftast berättigat intresse, vilket kräver en intresseavvägning. Personen ska få information om behandlingen och har rätt att invända – och då ska ni sluta.
- Marknadsföringslagen gäller budskapet. All marknadsföring ska stämma med god marknadsföringssed. För e-post finns dessutom särskilda regler: till fysiska personer, inklusive enskilda näringsidkare, krävs i regel samtycke i förväg, och varje utskick ska innehålla en giltig adress för att avbryta. Läs mer hos Konsumentverket (öppnas i ny flik).
För telefonförsäljning till konsumenter har reglerna skärpts. Sedan den 1 september 2022 måste ett avtal som ingås vid telefonförsäljning till en konsument bekräftas skriftligt för att bli bindande. Det gäller alltså konsumenter, inte affärer mellan företag. Branschorganisationen Kontakta (öppnas i ny flik) beskriver reglerna mer i detalj.
Det här är en översikt, inte juridisk rådgivning. Kontrollera vad som gäller för just er verksamhet.
Vad ska du mäta?
Följ upp kalla samtal på samma sätt som all annan prospektering: hur stor andel av försöken som leder till ett samtal med rätt person, hur stor andel av samtalen som leder till ett möte och hur många av mötena som genomförs och leder vidare. Mät också när på dagen ni når fram. Det finns gott om tumregler om de bästa tiderna att ringa, men er egen målgrupp är den enda som räknas.
Siffrorna är till för att bli bättre, inte för att jaga volym. Om kontaktgraden är låg är det oftast listan eller tiderna som behöver ändras. Om få samtal leder till möten är det öppningen eller frågorna.