Rollen i korthet
En mötesbokare arbetar i början av säljprocessen. Uppdraget är att omvandla en lista med företag till bokade möten med personer som både har ett behov och mandat att göra något åt det. Mötet genomförs sedan av en säljare – hos företaget självt, eller hos uppdragsgivaren om mötesbokaren arbetar på en byrå.
Mötesbokning räknas ibland som telemarketing, men skillnaden är viktig. Telemarketing förknippas med samtal där affären ska göras direkt i telefon. En mötesbokare säljer bara en sak: tiden för ett första samtal.
Arbetsuppgifter
Arbetet är mer varierat än det ser ut utifrån. En mötesbokare ansvarar vanligtvis för:
- Research. Ta fram företag som matchar målgruppen och hitta rätt kontaktperson på vart och ett.
- Kontakt. Ringa, mejla och skriva på LinkedIn för att nå beslutsfattare som inte väntar sig samtalet.
- Kvalificering. Ställa frågor som visar om det finns ett behov, ett mandat och en rimlig tidpunkt.
- Bokning. Hitta en tid som passar båda parter och skicka en inbjudan med tydlig agenda.
- Uppföljning. Påminna inför mötet, boka om vid behov och hålla kontakten med dem som sa ”inte just nu”.
- Dokumentation. Föra anteckningar i CRM så att säljaren vet vad som har sagts och varför mötet bokades.
En vanlig dag
Dagen börjar ofta med förberedelser: vilka företag ska kontaktas, vad har hänt sedan sist och finns det något nytt att ta avstamp i? Sedan följer ett eller flera samtalsblock, då telefonen står i centrum och allt annat får vänta.
Mellan blocken skickar mötesbokaren mejl till dem som bad om mer information, följer upp tidigare kontakter och bekräftar de möten som har bokats. Mot slutet av dagen uppdateras CRM och nästa dags lista förbereds. Det är ett arbete med mycket upprepning, men inga två samtal är likadana.
Verktygen i vardagen
En mötesbokare arbetar med en handfull verktyg som tillsammans avgör hur mycket av dagen som kan läggas på samtal:
- CRM. Varje kontakt, samtal och möte loggas, så att ingen ringer samma person två gånger och säljaren vet vad som har sagts.
- Telefoni. Ofta kopplad till CRM:et, så att samtalen loggas automatiskt.
- LinkedIn och Sales Navigator. För att hitta rätt personer och förstå deras roll innan samtalet.
- Data och listor. Företags- och kontaktuppgifter från databaser, egen research eller köpta listor.
- Kalender och bokningsverktyg. Så att mötet kan bokas direkt i säljarens kalender medan kunden är kvar i luren.
Hos FutureMeets kombinerar vi AI-stöd med egen research och köpta kvalitetslistor, så att mötesbokarna kan lägga mer av dagen på samtalen.
Vad är ett kvalificerat möte?
Ett möte i kalendern är inte detsamma som ett bra möte. Ett kvalificerat möte uppfyller krav som säljaren och mötesbokaren har kommit överens om i förväg, till exempel att:
- företaget matchar målgruppen när det gäller bransch, storlek och marknad
- personen har mandat att fatta eller påverka beslutet
- det finns ett behov eller problem som erbjudandet kan lösa
- tidpunkten är rimlig – det finns skäl att prata nu, inte om två år
- personen vet vad mötet handlar om och har tackat ja till det
Det sista kravet underskattas ofta. Ett möte som någon har tackat ja till under press blir sällan av, och om det blir av leder det sällan någonstans.
Hur mäts en mötesbokare?
Antalet bokade möten säger lite på egen hand. Möten som aldrig blir av, eller som inte leder någonstans, gör mer skada än nytta – de tar säljarnas tid och sänker förtroendet för hela arbetet. Följ därför hellre:
- hur många av de bokade mötena som faktiskt genomförs
- hur stor andel som säljarna bedömer som kvalificerade
- hur många som leder till ett nästa steg
Aktivitetsmått som antal samtal och kontaktgrad visar var det går trögt, men de är medel och inte mål. Fler mått för rollen finns i guiden om SDR:ens nyckeltal.
Mötesbokare eller telefonförsäljare?
Båda arbetar i telefon, men målen skiljer sig – och därmed också samtalen.
| Område | Mötesbokare | Telefonförsäljare |
|---|---|---|
| Mål med samtalet | Ett bokat möte med rätt person | En affär i samma samtal |
| Motpart | Beslutsfattare på företag | Privatpersoner eller företag |
| Samtalets fokus | Frågor och behov | Erbjudandet och avslutet |
| Resultat | Genomförda, kvalificerade möten | Sålda avtal eller produkter |
| Efter samtalet | Lämnar över till en säljare | Kontakten är oftast avslutad |
Vilka egenskaper krävs?
Det finns ingen formell utbildning för att bli mötesbokare. Det som avgör är förmågan att hålla ett bra samtal med någon som inte har bett om det – och att orka göra det många gånger om dagen.
- Social trygghet. Att låta lugn och naturlig även när samtalet börjar trevande.
- Lyssnande. Att höra vad personen faktiskt säger, inte bara vänta på sin tur.
- Motståndskraft. De flesta svar är nej eller inget svar alls. Det gäller att inte ta det personligt.
- Affärsförståelse. Den som förstår hur kundens verksamhet fungerar ställer bättre frågor.
- Ordning. En uppföljning som glöms bort är ett förlorat möte.
Så blir du mötesbokare
De flesta börjar utan specifik bakgrund. Erfarenhet av service, försäljning eller kundkontakt är en fördel, liksom goda kunskaper i svenska och engelska. Resten lär man sig på jobbet: samtalsteknik, kvalificering och hur ett CRM används.
Hos oss bokar mötesbokarna möten åt kunder i över 20 branscher och på över 30 marknader. Är du nyfiken på rollen hittar du lediga tjänster under Karriär. Vill du veta mer om skillnaden mot SDR-rollen finns en egen guide om vad en SDR gör.