Två sätt att få fler möten
Med intern mötesbokning anställer ni egna mötesbokare eller SDR:er som arbetar med era verktyg och under er ledning. Med extern mötesbokning anlitar ni ett företag som gör samma arbete åt er, med egna medarbetare, verktyg och metoder.
Båda kan fungera mycket bra. Valet handlar mindre om vilket alternativ som är bäst i allmänhet och mer om var ni befinner er: hur snabbt ni behöver resultat, hur väl ni känner målgruppen, vilka marknader ni ska nå och hur mycket ni vill investera i att bygga en egen funktion.
Jämförelse i korthet
Så skiljer sig alternativen på de punkter som brukar avgöra valet:
| Faktor | Eget team | Extern partner |
|---|---|---|
| Starttid | Ofta flera månader med rekrytering och upplärning | Ofta några veckor |
| Kostnad | Lön, avgifter, verktyg och ledning – även under upplärningen | Avtalad kostnad, utan rekrytering och personalansvar |
| Kontroll | Full kontroll över arbetssätt och prioriteringar | Styrs genom avtal, mål och löpande dialog |
| Produktkunskap | Byggs upp över tid och stannar i företaget | Behöver föras över vid start och hållas aktuell |
| Skalbarhet | Kräver nyrekrytering eller neddragning | Kan skalas upp och ner efter behov |
| Personalomsättning | Er risk – kunskap och tempo försvinner när någon slutar | Partnerns risk |
| Erfarenhet | Byggs upp internt | Lärdomar från många kunder och branscher |
| Marknader och språk | Begränsas av vilka ni kan anställa | Ofta fler språk och marknader |
Jämförelsen är generell. Hur det blir i praktiken beror på partnern och på hur ni organiserar ett eget team.
Vad kostar alternativen?
Lönen är bara en del av vad en anställd mötesbokare kostar. Till den kommer arbetsgivaravgifter, pension, semesterersättning, verktyg, rekrytering och den tid det tar innan en ny medarbetare är fullt produktiv. I vårt räkneexempel landar en mötesbokare med 32 000 kronor i fast och 4 000 kronor i rörlig månadslön på drygt 600 000 kronor om året – innan rekrytering och verktyg. Hela uträkningen finns i guiden om mötesbokarlön.
En extern partner tar betalt på andra sätt, per möte, per timme eller som ett fast paket, och då ingår rekrytering, ledning och verktyg. Jämför därför den totala kostnaden per genomfört möte, inte bara månadskostnaden. Med vår kalkylator kan ni räkna på ert eget fall.
Glöm inte kostnaden som inte syns i budgeten: tiden. Varje månad som går åt till rekrytering och upplärning är en månad med färre möten, och den som leder ett eget team lägger tid på det som annars hade gått till försäljning.
När ett eget team passar bäst
Ett eget team är ofta rätt när mötesbokningen är en långsiktig och central del av säljet, och när ni har förutsättningarna att leda den. Det gäller särskilt om:
- ni har en stabil målgrupp och vet vilka budskap som fungerar
- produkten är så komplex att det tar lång tid att lära sig prata om den
- ni har en säljchef eller teamledare med tid att coacha
- ni vill att mötesbokarna ska kunna växa in i säljroller
Den sista punkten underskattas ofta. Ett internt team kan bli en skola för framtida säljare som redan känner era kunder och er produkt. Mer om den vägen finns i guiden om SDR-rollen.
När en extern partner passar bäst
En extern partner passar när ni behöver resultat snabbt, vill testa innan ni bygger något eget eller har ett behov som varierar över året. Till exempel när:
- ni ska in på en ny marknad och saknar språk, kontakter eller lokal kunskap
- säljarna har tid över men för få möten
- ni vill testa en ny målgrupp eller ett nytt erbjudande innan ni anställer
- ni saknar någon som kan leda och coacha mötesbokare
- behovet är tillfälligt, till exempel inför en lansering eller en mässa
Det kräver ändå en insats från er. En partner kan inte boka bra möten utan att förstå er målgrupp, ert erbjudande och vad som gör ett möte värt att gå på. Räkna med att lägga tid på det i början, och på att ge återkoppling på mötena.
Kombinera intern och extern mötesbokning
Många B2B-företag kombinerar. Det interna teamet tar kärnmarknaden och de kunder där relationen och produktkunskapen väger tyngst, medan en extern partner tar nya marknader, nya segment eller toppar i efterfrågan.
En annan vanlig modell är att börja externt och bygga internt. Partnern tar fram de första mötena och testar budskap och målgrupper, och när ni vet vad som fungerar har ni ett bättre underlag för att rekrytera. Det fungerar också åt andra hållet, med ett internt team som får förstärkning när kapaciteten inte räcker.
Det viktiga är att alla arbetar mot samma definition av ett kvalificerat möte och i samma CRM. Annars riskerar samma kund att kontaktas två gånger, och kunskapen fastnar hos den ena parten.
Så får ni ett externt samarbete att fungera
Det som avgör ett externt samarbete är sällan partnerns samtalsteknik, utan hur samarbetet är upplagt från början:
- En gemensam definition av ett bra möte. Bestäm i förväg vilka krav ett möte ska uppfylla för att räknas.
- En fast kontaktperson. Någon på varje sida som känner uppdraget. Hos oss får varje kund en dedikerad projektledare.
- Återkoppling. Berätta hur mötena gick. Det är det snabbaste sättet att göra nästa möte bättre.
- Insyn. Ni ska kunna följa arbetet medan det pågår, inte bara få en rapport i efterhand. Vi rapporterar i realtid.
- En testperiod. Börja i liten skala och utvärdera innan ni bestämmer er. Vi erbjuder alltid en testperiod.
Hur ni jämför olika leverantörer går vi igenom i guiden om hur du väljer mötesbokningsföretag.